一、探讨年鉴实用性的新视角
年鉴界同仁以往论及年鉴的实用性，多是从年鉴的内容方面进行论述，对如何改进年鉴的选题选材、提高年鉴的规范化程度、突出特色，进一步提高年鉴质量，进而增强年鉴的实用性进行了富有成果的探讨，对实际工作起到了很好的指导作用。但年鉴实用性涉及多种因素，需要拓宽视野，从多个视角进行探讨。
（一）年鉴实用性问题，既是内容问题，又是传播方式问题
年鉴是否实用，首先要看内容。内容是年鉴实用性的基础和关键。传播媒体，不论是传统纸质媒体，还是信息网站等现代媒体都公认“内容为王”，内容决定信息的价值和传播的效果，内容是媒体的核心竞争力。对于年鉴来说也是这样。年鉴内容要“有用”，这是第一位的。但编出了“有用”的年鉴，还要通过有效便捷的方式将信息资料传播出去，做到“宜用”，让社会各界知晓年鉴，能方便地使用年鉴，年鉴的实用性才能真正落到实处。
（二）年鉴实用性问题，既取决于编纂者，也离不开使用者
年鉴是资料性工具书，为何编、怎样编，决定权在编纂者手中。编纂者决定年鉴的框架和编纂体例，包括全书内容结构、选题选材标准、文体文风、语言文字规范等都由编辑部确定，并作为编纂要求在编纂工作中贯彻执行。即使是年鉴撰稿人，也仅承担编纂计划中规定好的栏目文稿的撰写，不能随心所欲，信马由缰。但编纂者完成了年鉴的编纂，编出来的年鉴是否实用，最终还得由使用者来评判，而不是由编纂者自我评价，或是同一圈子内同行互相评价。作为年鉴的使用者，最清楚自己的需求，对年鉴是否实用，使用者最有发言权。因此，年鉴的实用性由编纂者决定，由使用者评判。
（三）年鉴实用性问题，既涉及政府行为，又涉及社会效益
在中国的国情下，地方综合年鉴编纂主要是政府行为。国务院《地方志工作条例》明确规定：“以县级以上行政区域名称冠名的地方志书、地方综合年鉴，分别由本级人民政府负责地方志工作的机构按照规划组织编纂，其他组织和个人不得编纂。”政府通过行政手段，投入人力、物力、财力组织年鉴的编纂，其目的是为了满足民众对地情信息的需求。执政为民是也。有投入，就要衡量产出，以避免资源的浪费和低效利用。作为政府主持编纂的地方综合年鉴，即使定位为公益性精神文化产品，也要讲求社会效益，讲求项目绩效。公益性不等于不计成本，不讲效益。年鉴满足社会需要的程度越高，实用价值越大，年鉴工作的绩效就越大，年鉴编纂出版才能得到政府的重视，实现可持续发展。
（四）年鉴实用性问题，既事关为现实服务，又事关存史功能
年鉴逐年反映经济社会的发展变化，其年度性决定它的现实服务功能。年鉴首先是为现实服务，否则就没有必要逐年出版。编好年鉴、早出年鉴，是年鉴实用性的要求和表现。在为现实服务的同时，随着时间的推移，年鉴成为史册，具有存史价值。功在当代，惠及后世。存史性寓于现实性之中，不能只看到年鉴的存史价值而忽视其首要的现实服务功能。
二、对年鉴实用性的再思考
从内容与形式的结合、编纂者与使用者的结合、政府行为与社会效益的结合、为现实服务与存史功能的结合等视角，有必要重新思考年鉴的实用性，笔者认为，年鉴作为年度资料性工具书，天然具备明显的实用性，但受实际中多种因素的影响，实用程度未尽如人意。
（一）年鉴是极具实用性的资料性工具书
年鉴作为逐年编纂连续出版的资料性工具书，其实用性主要体现在：
1.信息资料权威准确。一方面，中国的地方综合年鉴，多由政府组织编纂，稿件由党政机关和有关主管单位提供，经过严格认真审核，并经编辑部专职编纂人员编辑加工。另一方面，与广播电视报纸等新闻媒体相比，年鉴是对过去一年发展变化的记述，是事后的总结回顾，不是匆忙抢出来的新闻。年鉴所反映的人、事、物经过时间的沉淀较为清晰可辨，可有效避免炒作和失实，更能客观准确地反映现实。
2.信息资料全面系统。年鉴框架，对所反映的地域、行业均具有极高的概全率。就地方综合年鉴来说，全面反映当地自然、政治、经济、文化、社会等方面的情况，资料按门类分类编排，又与上年对应，构成纵横结合、有机联系的信息系统。一部年鉴，既有综合反映一个地方、行业情况的宏观信息，也有反映某一侧面、所属区域情况的中观信息，还有反映具体单一事件的微观信息；既有综合概括的全面反映，也有具体细致的典型记述；既有相对稳定的内容，也有年度动态信息。如年鉴中反映一个地方情况的分目，首列概况条目，收录这个地方所处位置、建置沿革、行政区划、面积、人口、资源状况、人文特色、主要经济社会指标、领导人等资料，不管有无变化，年年反映。其次设立一组反映年度发展变化的记事条目，提供动态信息。这种将基础资料和动态信息相结合的记录方式，是以记录稳定性知识为主的辞书，是以着重反映最新发生事件为主的新闻媒体所无法比拟的。
3.信息资料连续可比。年鉴作为连续编纂出版的年刊类工具书，框架相对稳定，资料连续可比。不仅能及时反映年度的发展变化，单本年鉴有资料价值，而且随着时间的推移，形成系列，又能反映事物发展变化的轨迹，为研究揭示事物发展变化的规律提供资料。年鉴连续编纂出版的时间越长，资料价值就越大，具有显著的规模效益。
4.信息资料查检便捷。检索性是年鉴的基本属性之一。年鉴按照工具书的要求编纂，十分注重检索性。读者通过目录、索引等检索手段，能很方便地找到自己所需的资料。年鉴动态信息部分按通用的分类标准编排，反映地区发展变化的资料按行政区划的次序编排，大事记按月、日的时序编排，条目次序及其内容要素的叙述顺序也都执行统一的规范化要求。
5.出版及时。年鉴作为年刊，时效性自然不能和广播、电视、报纸等新闻媒体相比，但在工具书家族中，年鉴是出版最及时的一种。国内许多工具书是多年修订出版，如《中国大百科全书》、《辞海》等都是10年左右修订一次，《现代汉语词典》第6版的出版距第5版也已相隔7年。一些指南性、手册类工具书，要么不是逐年连续出版，要么不反映最新年度资料。因此，年鉴是集万卷于一册、缩一年为一瞬，时效性强，能及时满足读者的资料需求。
（二）多种因素影响年鉴的实用性
年鉴具有实用的属性，但在实际编纂工作中受多种因素的影响，实用性并不明显。中国版协年鉴工委会学术委员会孙关龙在论及中国年鉴的现状及当前急迫需要解决的几个问题时指出：中国年鉴至今还没有一部进入百姓家庭，中国年鉴至今还没有一部名牌产品，中国年鉴至今还没有走上持续发展之路……②这都和年鉴实用性不强有关。影响年鉴实用性的因素主要有：
1.选题选材的内向性影响年鉴资料的社会价值。所谓选题选材的内向性是指选题选材以内部读者为主要对象，宣传性、事务性、工作总结性特征明显。这类题材内容上照搬单位工作总结和工作报告，多是些既不具备利用价值，也没什么存史意义的机关单位日常事务、行政的过程、管理的措施、取得的成绩等等，而应该大书特书的经济变化情况、事业发展情况、生产经营情况、存在的困难和问题等，却反映不多③。这类题材，社会价值不大，难以满足社会读者的信息需求。
2.条目内容的空泛浅薄影响年鉴资料的信息价值。作者撰稿缺乏深厚的材料基�。ゴ恳览档ノ还ぷ髯芙岷凸ぷ鞅ǜ�，写法上呈现工作汇报式写法，概括性浅层次的记述多，有深度有特色的内容少。许多有新意、有价值、有特色的题材被淹没。同时，与单位的工作职能相对应，条目选题多为反映某项职能工作的稳定性选题，缺少反映年度新事、大事、要事、特事的条目。选题上下年雷同，部门间、地区间相互雷同，缺乏地方特色和年度特色，信息价值不大。
3.“官书”、“史书”观念影响年鉴的时效性。近年来，年鉴时效性变差成为一个普遍现象。2011年9月，在第二十一次全国城市年鉴研讨会上，中国版协年鉴工作委员会主任许家康大声疾呼努力缩短年鉴出版周期。他指出，进入新世纪以后，经济社会发展进一步加快。各种信息载体、大众传媒也都在比速度、比效率，时效、网速、及时性等成为竞争的重要手段和生死存亡的关键。唯有年鉴，在反其道而行之：出版周期不是越来越短，而是越来越长。20世纪八九十年代，多数省级年鉴和中心城市的年鉴都能在10月底以前出版，其中一部分年鉴还能够在八九月份问世，“三、六、九”（3月完成组稿，6月完成编辑加工和审稿，9月出版发行）成为整个年鉴界不约而同的奋斗目标。而如今，能够在10月份出版的年鉴已成凤毛麟角，“三、六、九”的口号不再时髦，因为年底出书已习以为常④。造成这种局面的根本原因，是年鉴编纂中的“官书”观念和“史书”观念。“官书”观念，不考虑社会读者的需求，不考虑年鉴的社会效益；“史书”观念，片面强调存史价值，忽视当前读者的实际需要。时效性不强的年鉴，出版后使用价值大打折扣，甚至被束之高阁，成为摆设。
4.单一、陈旧的传播方式影响年鉴资料的使用。年鉴的发行量，是衡量年鉴实用性的重要指标。特别是通过市场销售实现的发行量，更是准确反映了社会对年鉴的需求量。许多年鉴在上世纪八九十年代，采取背靠政府、面向市场的办鉴模式，千方百计扩大年鉴的发行。不少省级年鉴发行量达8000册以上，有的甚至超过1万册。随着地方综合年鉴划转到地方志工作机构，管理体制转为参照公务员法管理，年鉴多采取赠送的方式，不再通过发行创收，年鉴发行量普遍下降。国内年鉴多为大部头精装书，售价高，与美国《世界年鉴》的平装本、低售价相比，发行量少得可怜。面对这种局面，本来可以利用现代信息技术和网络技术，突破传统发行方式的局限性，以数字化、低成本、高效率的方式传播年鉴信息资料，但实际情况是，多数年鉴信息资料主要还是通过纸质印刷本载体进行传播，部分随书附有电子版光盘，而通过网络传播的年鉴为数不多，即使通过网络能查找到年鉴信息资料，多数也是历年年鉴的内容，新版年鉴内容没有及时上网。由中国版协年鉴工作委员会和北大方正合作的中国年鉴资源全文数据库，由于要付费使用，也影响了公众对年鉴资料的使用。
三、努力增强年鉴的实用性
（一）突出权威主流信息的记载
增强年鉴的实用性，不是要把年鉴办成市民生活指南。增加高考分数线、列车(飞机)时刻表、公交指南之类内容的做法，在实用性方面无多大实际意义。企图使地方综合年鉴成为群众出行的指南，恐怕不切实际。提高地方综合年鉴的实用性，还是要在更好地反映经济、政治、文化和社会发展的总体情况，反映事物的本质上下功夫⑤。地方综合年鉴作为政府组织编纂的大型地情资料年刊，要立足于自身的优势，明确自身的定位，有所为有所不为。年鉴的优势在于权威性、公信力，在于主流资讯，权威记录。应努力做到“体现时代性，把握规律性，富于创造性”，树立权威，建立公信，成为时代发展的忠实记录者，起到“记录发展进程，解读发展奥秘”的作用。
（二）加大公共信息的反映力度
地方综合年鉴是政府公共信息传播的重要平台。公共信息一般是指政府为了维护公共利益和服务人民大众而予以提供的信息。公共信息涉及公共健康、公共安全、公共卫生、生态环境、教育、就业、物价等，与社会成员利益密切相关，反映同民众生活密切相关的公共事务以及公共利益变化状况，满足和服务于社会成员对信息的普遍性需求⑥。在读者获取信息方式多样化的环境下，年鉴应该发挥自身的优势，加大政府公共信息的反映力度，靠独一无二的信息内容获取读者的青睐。如通过年鉴告知民众所处地域的食品安全卫生状况、产品质量状况、环境污染状况、就业市场劳动力短缺和过剩行业、政府促进就业的措施、各地最低工资标准等，定会大大增进年鉴的实用性。
（三）拓展深层次信息
部分年鉴稿件，所记述的内容多数比较浅，停留在表面层次，或局限于日常事务，表面上全面周到，其实深度不够，可资利用的资料十分有限，资料价值和借鉴作用不大。年鉴内容既要有宏大叙事，也要有细节刻划；既要反映总量和规模，也要反映分项和构成。许多资料，因具体而生动，因详细而具有信息价值。因此，撰稿过程中在利用好工作总结和年度工作报告材料的同时，要抓住资料价值高、有代表性和标志性、读者比较关注的内容进行深度挖掘和拓展，提高年鉴资料的利用价值和借鉴作用。如反映“信访”情况的条目，既要反映信访部门受理群众来信来访数量，群众到省信访情况、群众进京上访情况等总体情况外，还应重点反映群众信访反映的主要问题。近几年群众信访反映的问题包括：国土资源管理问题、劳动社保问题、涉法涉诉问题、“三农”问题、城建拆迁问题、环境污染、代课教师“代转公”、国有企业改制遗留问题、部分复退军人生活困难等。对这些问题用详实的事实数据分项记载，就能为领导决策、学者研究、了解民情等提供难得的资料。对一些不便在条目中展开的内容，还可通过配发表格、示意图，建立资料链接来拓展年鉴内容的深度。《广东年鉴》近两年通过资料链接，反映社会热点，如“深圳富士康事件”、“佛山南海本田事件”、“小悦悦事件”，“查处打击报复、诬告陷害、诽谤十大典型案件”、“增城新塘事件”、“潮州古巷事件”等。通过对热点事件的权威记载，增强了年鉴反映社会现实的能力，提高了年鉴内容的资料价值和借鉴意义。
（四）增大有效信息含量
所谓有效信息，就是对读者有用的信息，读者有可能用得着的信息资料。根本无人问津的材料便是无效信息。年鉴作为公开出版物，读者具有社会广泛性。任何公开出版的年鉴都应当面对社会各界读者的阅读检索需要。年鉴条目编写要改变“日常事务信息多，年度发展动态信息少；部门政绩信息多，社会需求的公共信息少；零乱琐碎信息多，系统完整的公共信息少”的现象，重点收载年度内的大事要闻和独具特色的资料，尽量减少日常事务和一般工作情况的记述。年鉴中动态信息各部类，都应努力实现以记述工作成绩为主向记述大事要闻为主的转变。
（五）发挥现代信息网络的传播作用
现代社会，随着信息技术和网络技术的迅猛发展，公众获取信息的手段和方式多种多样。许多传统媒体为了应对新媒体的挑战，纷纷向全媒体转型，构建网络平台，推出手机报，发展手机和ipad客户端，以及开发户外LED、电子阅报栏等。年鉴也要适应时代发展要求，丰富传播形式，满足公众多样化的使用需求。在做好纸质印刷版年鉴向机关、学校、科研院所、企业等单位和图书馆、文化馆等公共文化服务机构发行的同时，做好通过互联网的信息传播。作为政府主办的公益性地情资料工具书，综合年鉴应通过政府公众网站或地情信息网站，将全书内容及时上网，无缝链接，甚至开展个性化定制等服务，既方便公众在网上查找所需要的地情信息，也丰富政府公众网和地情信息网的服务内容。可以预计，通过网络查阅年鉴，获取地情信息，会逐渐成为公众利用年鉴资料的主要方式。
（六）开门办鉴
年鉴编纂出版工作绩效的大小、编纂质量的高低，最终由读者说了算，其内容是不是符合读者需求，获得年鉴资料的途径是不是便利，年鉴资料提供是不是及时，都应该由读者作出评价。年鉴工作者不能满足于每年完成任务似地出了一本书，也不能满足于业内评奖得了大奖，唯有群众的好评和口碑才是年鉴工作的最大社会价值所在。在制定编写大纲时，编辑部应广泛听取读者及撰稿单位的意见，甚至可以参照新闻媒体网上投票评选“年度十大新闻”的做法，开展网上公开征集“入鉴年度大事要闻”活动，让网民参与重点选题的设定。在做好编辑出版工作的同时，重视发行使用情况。通过问卷调查、座谈会、网上互动交流等多种方式获得信息反馈。年鉴是否符合使用者的需要，有多少人使用了年鉴，年鉴的内容被采用了多少，使用者对年鉴有何评价、有何要求，年鉴如何适应读者需求，对这些都要做到心中有数，据此不断调整充实框架，精益求精。
此外，增强年鉴实用性的方法还包括注意反映存在的问题和困难，适当收载便览性、指南性资料，提高出版时效，等等。
年鉴实用性问题，既是编纂理论问题，更是编纂实践问题，关乎年鉴的质量和生命。期待年鉴同仁共同努力，大胆探索，真正将年鉴办成有用、好用、宜用、读者乐用的权威性工具书。
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