城市综合年鉴从组稿到编辑，都围绕着机关工作来展开，在年鉴框架栏目设计上按照产品分工、行业归口的行政机构设置模式来布局谋篇、选题立目。城市综合年鉴的作者为机关事业单位工作人员，年鉴服务对象即读者大多也是机关事业单位工作人员和研究人员，因此，城市综合年鉴被称之为“官书”。这有二层含义：其一是“优势”，材料来源翔实、可靠，具有权威性。其二是“短板”，可读性差，脱离了一般读者的需要。自从全球社会进入信息时代，信息社会已对年鉴事业提出了严峻的挑战，产生了猛烈的冲击。年鉴由过去单纯的“记载”历史变为既要“记录”又要传播信息，既要为“官”服务，也要为“民”服务。从目前城市综合年鉴的现状看，作为稿件来源的作者单位和作者相对固定，难有新的来源；编纂单位即编辑部力量有限，能够按时编纂出版已属不易。怎样才能在现有条件、现有资源的基础上将“短板”补长，做到既服务于“官”又服务于“民”呢？笔者认为，比较可行的办法是：首先，要对年鉴版面进行优化，使之在同一版面上成倍增加信息量，达到资源利用最大化的目的；其次，应适当通过“网上”等渠道补充资料，可以对信息再处理、再增值，以克服稿件来源单一的缺陷。
1.文字优化。删除一切套话、空话。城市综合年鉴稿件的提供者即作者大多为机关事业单位的“秀才”，所提供的稿件材料总结性语句多，“官”味较浓。因此，年鉴编纂要提倡平实的文风，开门见山直陈其事，使条目言简意赅，更具可读性、贴近读者。此外，在篇目安排上去掉某些可设可不设的分目，突出重点，压缩一般化的内容。比如在“科学技术”中，可以突出“科技成果”、“科学家”、“研究所”等条目，删去会议及对内对外交流的情况。这些内容对读者来说都是无用的，省下的篇幅可插入些新的科技名词解释，或读者所关心的信息，使年鉴适应读者的范围更广，更为读者接受。删除可有可无的字、词。如“了”、“的”、“共”、“已”、“成功”、“顺利”、“圆满”等等。这些字和词在作者的文稿中出现的频率很高，占文字总量的5%～8%，即一本150万字年鉴就占10万字（从2009～2011年卷《深圳年鉴》文稿中粗略计算）。综上所述，文字优化有很大的潜力可挖，是提高城市综合年鉴可读性的关键。
2.版面补白优化。版面补白，通常是用文稿字数凑版面、用照片作补白。这种方法的最大优点就是起到使版面图文并茂的作用，但是缺点也是明显的，最大的缺点就是照片补白占用大多的版面，从而压缩了版面的信息量。考虑到当今这个信息爆炸的时代，每年出现巨量的新信息，其中与民生密切相关的本地信息如衣、食、住、行方面的新动态和本地著名产品、著名企业、著名人物介绍以及各个行业出现的新名词解释、科普小知识等等读者所关心的信息，这些信息用以补白，与用照片补白相比较，信息量成倍增长，版面更紧凑，读者可获得更多有用的信息，可读性更高。
3.条目标题设立优化。普通读者阅读书籍，总是习惯从目录标题查找感兴趣的内容阅读；对查找资料的读者来说，是通过主题索引来检索内容的。主题索引是按照条目标题主题词首字汉语拼音字母顺序排列的，条目标题首字、首词的设立对检索起关键作用。因此，在实际操作中要从读者对事物认知的习惯，如“房地产”、“证券”、“金融”、“财政”等有鲜明行业特征主题、词作为条目标题的首字、词。条目标题是条目内容的概括和浓缩，对条目起到“观题晓义，画龙点睛”的作用，对全书的可读性有重大影响。笔者认为要编好条目标题应注意以下几个方面：标题要与内容相符。若标题小内容大，标题所标出的主题不能涵盖条目内容，则应该将该条目分解为多个条目，或删除多余、次要的内容；如果是标题大内容�。晏馑瓿龅闹魈馔庋佣ǖ霉螅隽四谌莘段�，应将标题外延改小，改为与主要内容一致的小标题。标题应为单一主题，条目标题主题醒目突出要求标题只含一个主题，不能有多个并列的主题。如标题“加强领导班子和干部队伍建设”，就是两个主题并存，标题主题不明确，增加了读者准确获取信息的难度。又如“加强法制培训，推行依法行政”之类两句话总结式标题，含有两个主题，标题重点是“法制培训”还是“依法行政”，读者无法立即明了。条目标题主题醒目突出要求条目主题词尽量前置，主题词前置可以方便检索，更为主要的是可以让最关键的信息首先引起读者注意。如“市科学技术大会召开”使读者首先注意到主题词“市科学技术大会”，然后才注意到相对次要的信息“召开”。如果改为“召开市科学技术大会”则首先引起注意的是相对次要的信息“召开”，那效果就差多了。条目标题要使用确定性的词语表述，表述必须是怎么样就怎么样，不宜多用不确定性词语。如“进一步发展”、“步伐加快”、“发展迅猛”、“纵深推行”、“较好”、“较快”、“新发展”、“新开拓”等，这些不确定性词语在标题中出现易使读者对事物发展程度的了解停留于表面，无法立即知晓该条目具体、确定的事实信息，给人的感觉比较虚。条目标题不宜多用不确定性的动词，标题应根据不同情况标出事实是处于“启动”、“成立”、“完成”还是“继续”等明确的状态。条目标题应尽量多使用动态化的标题，当然一定数量的常规标题能够保证年鉴信息资料的连续性，但如果通篇是此类标题，则将破坏年鉴的年度特色，不能标出读者感兴趣的、有价值的亮点，一些“新、大、特、要”信息亮点被淹没在大量静态标题中，读者无法立即获取感兴趣的、有价值的信息。而且频繁使用静态标题易使标题重复、雷同，令读者厌烦。标出动态是使事实信息具体完整的主要方式；标出结果就是直接把事件的结果信息告诉读者；标出地点就是明确告诉读者事件发生的地方；标出数字就是在标题中直接标明具体的数字。条目标题文字要简洁明确，文字表述要求短小精悍，简短明确，尽量用几个字、一句话表明事情，越短越好。读者看了标题就能知道条目中要讲的内容是什么，进而对要不要阅读这则条目、对条目具体内容感不感兴趣，做到心中有数。
4.条目内容优化。多设置些面向读者、服务读者的知识性条目，以帮助读者开阔眼界、增长知识，改变围绕机关主体进行工作总结性的写作方式。比如“保险”，除去设一些参加各种保险人数的统计数据外，可将“养老保险”、“医疗保险”、“工伤保险”、“失业保险”、“家庭财产保险”、“人寿保险”知识等代替原“保险工作”，而使条目更具知识性、可读性；适当增加一些本地各行业、各方面统计资料，并注意价格可比、口径可比，还可以增加一些以商品量（销售额）核算的工业企业、商业企业经济效益指标排行榜，使年鉴更具科学性；某些特殊的、有代表性的新产品、产量可适当放宽时间，如列出全部历史产量数据，而一般性的数据，则限制在最近几年内，这样有利于读者的分析对比、研究。
版面优化的目的是将现有的信息资料最大化地加以利用，增加可读性。但是城市综合年鉴大都组稿渠道单一，所组稿件并不能全面反映社会各方面的情况，存在很多不足，这也是城市综合年鉴可读性差的原因之一。《深圳年鉴》从2009年卷开始，增加了以作者“叶博珂”署名的网络文章（条目），为《深圳年鉴》增色不少，而且此类资料逐年增加，《深圳年鉴》的可读性也得到提高。增加信息资料的来源也可以通过对用过的信息进行再处理、再增值，若将各年度的年鉴资料重新组合就会创造财富。我们知道“资料”是一系列相互没有联系的事实，通过选择、分类、综合，或者用别的方法加以组织，这些死的资料就可以变成“信息”，各组信息又可以加工成一套有逻辑联系的知识。
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